Hogyan lehet konstruktív a visszajelzés?

Mindannyiunknak szüksége van olyan emberekre, akik visszajelzést adnak. Így fejlődnünk.

Bill Gates

A kritikát senki sem hallja szívesen, de ahogyan azt adják, nagy különbséget eredményezhet mind a fogadás módjában, mind abban, hogyan segítse a címzettet.

Akár munkavállalóként, akár vállalkozóként végzi a munkáját, előbb-utóbb valaki a környezetében egy bizonyos ponton valószínűleg hibázni fog. Amint ezt felismeri, egy világos és gyors visszajelzéssel segíteni tud a változásban. 

A visszajelzés ugyanis felbecsülhetetlen, ha a megfelelő szándékkal a megfelelő módon kínálják. Tudva hogyan és mikor tegyük, az egyfajta készség és mint bármely más készséget, ezt is gyakorolni kell, hogy jól és helyesen csináljuk. 

Az alábbiakban felsorakoztatott szempontok az általános növekedést és fejlődést célozzák.

1. Győződjön meg arról, hogy van oka. 

Ahhoz, hogy a visszajelzés hatékony legyen, kell hogy legyen valamilyen célja. Előfordulhat, hogy azért van rá szükség, hogy a jövőben ne ismétlődjön meg az adott magatartás és/vagy esemény, illetőleg az is előfordulhat, hogy a kifogásolt területen a szakértelem bővítésére van szükség.

A hatékony visszajelzés hitelességet igényel és a hitelesség bizony hiányzik, ha az egész visszajelzés csak azért történik, mert a naptár szerint elérkezett a felülvizsgálat ideje. 

2. Megfelelő időben, megfelelő időtartamra kell adni.

A megfelelő időzítés fontos. Ha egy magatartás, esemény visszajelzést igényel, adja meg azt a lehető leggyorsabban, de ne a pillanat hevében. A megfelelő pillanatban adott visszajelzések lehetővé teszik a problémák hatékonyabb kezelését és nem hagyják, hogy az érintett továbbra is abban a hitben éljen, hogy mindent jól végez.  

Bölcs alapelv, amit könnyű elfelejteni: dicsérjen nyilvánosan, kritizáljon négyszemközt. A visszajelzés adásakor teremtse meg a nyugodt légkört, amikor és ahol senki nem hallja és nem zavarja a beszélgetést. 

3. Legyen egyszerű és konkrét. 

Ahhoz, hogy hatékony legyen, a visszajelzésnek egyértelműnek kell lennie. Válasszon  "csak" egy problémát egyszerre. Amikor több hibára vagy magatartásra figyelmeztetünk valakit, az egyszerre lehet nagyon zavaró és elkeserítő és az érintett nem segítségnek fogja érezni, hanem támadásnak. 

Kerülje az olyan kifejezéseket, mint te, soha vagy mindig. Beszélje meg a konkrét viselkedés hatását hibáztatás, személyes kritika nélkül. 

Ha a visszajelzés pozitív és konstruktív, akkor az eredmény is pozitív lesz, azonban ha a negativitáson alapszik, akkor az elkötelezettség hiánya és kudarc fogja követni.  

4. Tegye interaktívvá. 

A visszajelzés akkor működik a legjobban, ha nem egyirányú, hanem problémamegoldó interaktív munkamenet. 

A jó visszajelzés egy kérdésről, egy javaslatról szól, nem pedig minden kis és nagy sérelemről, hibáztatásról egyszerre. 

5. Hozzon fel személyes és pozitív példát.  

A legjobb visszajelzés a személyes megközelítésből származik. Elkerülheti a címkézést, a hibáztatást és a vádakat azzal, ha megbizonyosodik arról, hogy a mondatai egyes számban kezdődnek: azt gondoltam, azt érzem, megítélésem szerint, stb. 

Ne legyen túl kritikus, ne fókuszáljon túlságosan a negatívumokra. Jó, ha végül valami pozitívval zárjuk le a beszélgetést, mert nem az a célunk, hogy az illető csüggedt és elkeseredett legyen. A visszajelzésnek arra kell ösztönöznie a másik személyt, hogy javuljon és azt, ami rosszul működött, azt jó irányba tereljük.

6. Rendszeresen végezze.

A visszajelzés célja a javítás.  A visszacsatolást állandó körben kell végezni, amelyben mindenki átgondolhatja, hogy mit tett és mit tehetne jobban a növekedés, fejlődés érdekében. Érdemes átbeszélni, hogy mi működik, mi nem működik (jól) és együtt gondolkodni és dolgozni azon, ami javításra szorul. Az események megvizsgálása, a hibák keresése különösen azokon a helyeken, ahol a változások előnyösek, a vezetés rendszeres részét kell képeznie, függetlenül attól, hogy milyen gyakorisággal végzik. Ha a visszajelzés része lesz ennek a folyamatnak, akkor a címzettek valóban a változás útjára léphetnek.

A visszajelzés akkor hatékony, ha mindkét irányban működik: tudni kell hogyan adjuk és hogyan fogadjuk.