Hogyan adjunk építő jellegű visszajelzést a munkahelyen

Teljesítményértékelés.

Ennek az eseménynek a puszta említése is megdobogtatja a szívét?

Az alkalmazottak és a vezetők világszerte rettegnek ettől a rituálétól és ebben rejlik a fő probléma: intézményesítettük a visszajelzések adását és fogadását.

A legtöbb vezető próbálja ezt minél ritkábban tenni, s elodázni mindaddig, amíg az éves vagy "kötelező" teljesítményértékelés napja el nem érkezik. Ennek persze az eredménye az, hogy az alkalmazottak légüres térben dolgoznak, ahol az elvárások és a szakmai fejlődése lehetőségei sem egyértelműek. Amikor végre elérkezik a kötelező teljesítményértékelés ideje, egy csokorba összeszedve kapja az adott személy a teljesítményével kapcsolatos összes megjegyzést, mert a vezető sokszor egy évnyi "építő kritikát" sorol fel egy pillanat törtrésze alatt, amely fárasztó és megterhelő minden érintett számára. S ahelyett, hogy ez lehetőség lenne a fejlődésre, inkább kellemetlen élménnyé válik. Nem meglepő, hogy nyugtalanító és félelmet keltő ez az esemény. Ez semmiképp sem jó, mert a visszajelzések adása és fogadása kulcsfontosságú az emberek megtartásához, motivációjuk fenntartásához és szakmai fejlődésük elősegítéséhez. 

A(z esetleges) kritikát persze senki sem hallgatja szívesen, de a mód, ahogyan azt adják, nagy változást hozhat a visszajelzés fogadásának módjában és abban, hogy mennyire lehet hasznos a címzett fejlődésének elősegítésében.

Úgy gondolom, hogy probléma van nem csak a teljes teljesítményértékelési folyamattal, hanem azzal is, ahogyan a visszajelzéseket kommunikáljuk. Intézményesítettük azt a művészetet, hogy tudatjuk az emberekkel hogyan teljesítenek, gyakran olyan folyamattal, amely több kárt okoz, mint használ. De kötelességtudóan követjük a korábbi gyakorlatot, még akkor is, ha ez valójában minden érintett számára nyugtalanító.

A megfelelő módon és szándékkal adott visszajelzés felbecsülhetetlen értékű lehet, kiemelkedő teljesítményhez vezethet, azonban, ha rosszul kommunikálják, akkor az fájdalmas, bántó és elkeserítő lehet és akár munkahelyi konfliktusokhoz, sőt ellenségeskedéshez is vezethet.

Az alkalmazottaknak tudniuk kell, hogy mit csinálnak jól és mit nem. Ahhoz azonban, hogy valóban meghallják a vezetőjük gondolatait és javaslatait a fejődési lehetőségekre vonatkozóan, ezeket a visszajelzéseket körültekintően és rendszeresen kell adni.

A hogyan és a mikor ismerete egy készség és mint minden más készséghez, ehhez is gyakorlás szükséges.

Íme néhány gondolat, amely segíthet a hatékony visszacsatolás kihívásával való megbirkózásban.

Legyen mögötte ok.

Mielőtt visszajelzést adna, emlékeztesse magát arra, hogy miért teszi. A visszajelzés célja a helyzet vagy a személy teljesítményének javítása. Ezt nem érheti el, ha kemény, kritikus vagy sértő, csak akkor, ha a hozzáállása pozitív és a fejlődésre összpontosít. Ez nem azt jelenti, hogy magának a visszajelzésnek mindig pozitívnak kell lennie, annak igazságosnak és reálisnak kell lennie.

Fontos a megfelelő időzítés.

Ha egy esemény reakciót vált ki, akkor arra a lehető leggyorsabban kell reagálni és visszajelzést kell adni, de nem a pillanat hevében. A megfelelő időben érkező visszajelzések lehetővé teszik a problémák hatékonyabb kezelését. Gondoljunk csak bele: sokkal könnyebb visszajelzést adni egyetlen, nem megfelelően elvégzett munkáról, mint egy egész éves teljesítményről.

Fontos a rendszeresség.

A visszacsatolás folyamatos odafigyelést igénylő folyamat. Az események vizsgálata, a csúcsok és a mélypontok, s különösen olyan területek keresése, ahol a változások előnyösek lennének, a vezetés rendszeres részét kell, hogy képezzék. Ha a visszajelzés egy folyamatnak a részévé válik, akkor a címzettek is nyugodtabban és természetesen fogják fogadni. A gyakori, informális visszajelzések esetén semmi sem lehet váratlan, meglepő vagy különösen nehéz.

Négyszemközt kell visszajelezni.

Egy bölcs gondolat, amelyet könnyű elfelejteni: adj elismerést a nyilvánosság előtt és kritizálj négyszemközt.

Hozzon létre nyugodt környezetet, hogy senki ne hallja vagy zavarja meg a beszélgetést. Míg a nyilvános elismerést a legtöbben értékelik, a nyilvános kritizálást valószínűleg senki sem szereti.

Legyen konkrét.

A hatékony visszajelzésnek egyértelműnek kell lennie. Maradjon az adott témánál, ragaszkodjon az aktuális problémához. Kerülje az olyan kifejezéseket, mint soha, vagy mindig - hibáztatás vagy személyes kritika nélkül beszélje meg a konkrét viselkedés hatását. Mondja el, hogy pontosan min kell javítani, így kevesebb helye van a kétértelműségnek. Ha azt mondja valakinek, hogy nem megfelelően viselkedett, az mit is jelent pontosan? Túl hangos volt, túl barátságos, túl laza, túl nyűgös vagy rosszul öltözött?

Például, ha a "Korábban kell munkába érnie" mondatot használja, akkor az azt feltételezi, hogy az alkalmazott tudja, hogy fontos a pontosság. Az is előfordulhat, hogy valaki nem rendelkezik minden információval az adott kérdésben, tehát ha szükséges, magyarázza el hogy a probléma hogyan érinti Önt és a vállalkozás többi részét. Minél pontosabban fogalmazza meg visszajelzését, annál inkább könnyebben lesz végrehajtható.

Minden negatívumhoz adjon két pozitívumot.

Egy érzelmekre ható szabály, amit be kell tartani, hogy érdemes valami pozitív dologgal kezdeni, mert ez segít abban, hogy az adott személy a megfelelő lelkiállapotba kerüljön az információ fogadásához. S persze az is jó, ha valami pozitívval zárjuk a megbeszélést, hogy ne távozzon csüggedten és elkeseredve.

Legyen interaktív.

A visszajelzés akkor működik a legjobban, ha kétirányú, azaz interaktív problémamegoldó munkamenetként kezelik. Amikor konstruktív visszajelzést ad, ügyeljen arra, hogy alkalmazottja lehetőséget kapjon a válaszadásra. Valójában egy beszélgetést kell kezdeményezni, mert ez azt mutatja, hogy a vezető is készen áll meghallgatni a másik fél aggodalmait és az események értelmezését. Ez egy lehetőség arra is, hogy az alkalmazott kifejezze ötleteit és részese legyen a megoldásnak.

Kövesse nyomon a haladást.

A visszajelzés célja a teljesítmény javítása.

Kulcsfontosságú, hogy az alkalmazottak tudják, hogyan teljesítenek és mit várnak el tőlük. Érdemes megbeszélni, hogy mi működik és mi nem és együtt kell dolgozni mindazon, ahol szükség van a módosításra.

Ha a visszajelzés pozitív és építő jellegű, akkor pozitív eredmények születnek, ha azonban negativitáson alapul, azt az elkötelezettség hiánya és a kudarc követi. A konstruktív visszajelzés természeténél fogva az eredményekre és a pártatlan megfigyelésekre összpontosít, nem a munkavállaló személyes tulajdonságaira. Az egyénre összpontosító visszajelzést inkább személyes érzések, semmint objektív tények által motivált támadásnak tekinthetjük. Azzal, hogy magát a helyzetet beszéli meg, nem pedig a róla alkotott személyes véleményét, megmutatja, hogy leginkább a probléma megoldása aggasztja és nem az alkalmazott saját személyiségét kritizálja.

Végső soron a legjobb fajta konstruktív visszajelzés a viselkedésre vagy a helyzetekre összpontosít, nem az emberekre és a személyiségekre. A konstruktív visszajelzések segítik az alkalmazottakat abban, hogy felismerjék és elkerüljék a hibákat és arra ösztönzik őket, hogy kiaknázzák a lehetőségeket.

Végül ne feledje, hogy mindannyian erőt merítünk abból, ha minket is dicsérnek, pozitív visszajelzéseket kapunk, s ne feltételezze, hogy az alkalmazottak mindig tudják, mikor teljesítenek jól, nekik is ugyanúgy szükségük van a megerősítésre. 

S legyen az pozitív vagy negatív, az alkalmazottak felé való folyamatos visszajelzés az egyik legfontosabb és leghatékonyabb fejlesztési eszköz, amely egy vezető rendelkezésére áll.