Az időpazarlás 4+1 tipikus módja
Vessen egy pillantást a listánkra, amelyben felsoroljuk mire pazarolnak időt a vállalkozások.
Kép forrása: pexels.com
Nagy valószínűséggel minden vállalkozás legalább egy kicsit bűnös az idő és a pénz pazarlásában. Míg sok vállalkozás arra törekszik, hogy hatékonyabbá tegye üzleti tevékenységét és csökkentse a költségeit, akadnak olyanok, akik nem kellően tudatosak e tekintetben. Azonban idővel a változás, a fejlődés megköveteli, hogy minden vállalkozás korszerűsítse a folyamatait és a munkamódszereit új technológiákat és ötleteket használva. Csak azért, mert valami a múltban jól működött, nem jelenti azt, hogy a jövőben nem lesz szükség a változásra.
A következőkben felsoroljuk azokat a a területeket, amelyekre általában a cégek a legtöbb felesleges időt és erőforrást pazarolják.
1. Az elavult folyamatok, technológiák frissítésének elmulasztása.
A kézi vagy papíralapú munka sokszor nem hatékony, költséges, sok időt vesz igénybe és nagyobb valószínűséggel több hibával is jár. Csak azért, mert évekkel korábban még papíralapon végeztek valamit, nem jelenti azt, hogy ma is ugyanígy kell tenni. A vállalkozásoknak érdemes olyan technológiába fektetniük, amely javítja a folyamatokat és hatékonyabbá teszi őket.
Az új technológiák, mint például a szoftverek újabb verziójának vagy a gép új modelljének elfogadása felgyorsíthatja az üzleti tevékenységet.
2. Manuálisan végzett, ámde automatizálható feladatok.
A robotizált folyamatautomatizálás fejlődése lehetővé tette, hogy sok korábban hétköznapi és bonyolult feladatot felszámoljanak. Nem szükséges manuálisan nyilvántartani a költségeket vagy például szöveges emlékeztetőket küldeni az ügyfeleknek, amikor mindez automatizálható. Természetesen nem minden feladat esetében van erre szükség, fontos felismerni a korlátokat, hiszen mindig akadnak olyan helyzetek, amikor szükséges az emberi beavatkozás.
3. A feladatok kiszervezésének elmulasztása.
Sok vállalkozás azt gondolja, hogy minden kiválóan működik a jelenlegi formában és továbbra is szeretnének mindet házon belül tartani. Ez nem feltétlen jó hozzáállás, ugyanis megfelelő partner esetén kiszervezhető a vállalkozás feladatainak egy része az adott terület szakértőinek, amellyel időt és pénzt lehet megtakarítani, csökkenthetők a költségek és ezáltal gyorsabbá tehető az üzleti tevékenység is.
4. A szükségtelen találkozók megtartása.
A megbeszélések gyakran jó ötletnek tűnnek, de sokszor a rossz tervezés és a homályos napirendi pontok nem hozzák a várt eredményt, csak időveszteséget okoznak. Szintén sok időt vesznek el a felesleges négyszemközti találkozók. Gyakran előfordul, hogy az általános információk valójában csak egy e-mailbe kerülnének.
Érdemes a felesleges pontoktól megszabadulni és gondoskodni arról, hogy a meetingek világos napirendet kapjanak, hogy a munkavállalók megfelelően felkészülhessenek rá és a megbeszéléskor valódi lehetőség nyíljon a lényeges pontok átbeszélésére, az ötletek megosztására.
5. Az együttműködés hiánya.
Van olyan ember egy "átlagos" vállalkozásban, aki nem lép kapcsolatba a kollégájával, csak azért, mert másik területen dolgozik? Egy ilyen helyzet könnyen azt eredményezheti, hogy egy fontos információ elveszik a rendszerben és végül több embernek kell ugyanazzal a dologgal foglalkozni, ami időveszteséget okoz. Az ismeretek megosztása megakadályozhatja ezt. Részben ezt a vállalati kultúra révén kell megtenni, de a megfelelő típusú technológia alkalmazása segíthet az akadályok lebontásában és az együttműködés ösztönzésében.
Nincs nagyobb kár az elvesztegetett időnél.
Michelangelo.